Comment rédiger une lettre

Voir également: Erreurs courantes d'écriture

Nos grands-parents et arrière-grands-parents écrivaient tout le temps des lettres: à leurs amis et familles, au directeur de la banque, pour exprimer leurs condoléances, se plaindre, inviter quelqu'un à visiter, accepter une invitation et remercier les gens pour leur hospitalité ou leurs cadeaux.

De nos jours, nous n’avons plus besoin d’écrire des lettres très souvent et c’est devenu un art mourant. Les e-mails, Facebook, Twitter et la messagerie instantanée nous permettent de rester en contact à tout moment. Cependant, il y a encore des moments où écrire une lettre est approprié, et il est bon de savoir quand et comment en écrire une.

Cette page explique différents types de lettres, de l'informel au formel, et comment les écrire. Sur cette page, nous parlons d'écrire des lettres qui seront envoyées par la poste - courrier postal - et non par courrier électronique. La plupart des lettres décrites sur cette page ne doivent jamais être envoyées par e-mail. La seule exception concerne une candidature à un emploi, où vous devez joindre une lettre officielle à un e-mail de présentation.




La structure générale d'une lettre

Une lettre formelle a une structure standard, qui est:


Votre adresse complète

Date de la lettre

Nom de la personne à qui vous écrivez
Leur adresse postale complète


Cher [Nom du destinataire],

Le sujet de la lettre

Le texte de la lettre




Cordialement,

[Connectez-vous dans cet espace]

[Votre nom complet] ([votre titre: M., Mme, Mme])


Si vous écrivez une lettre informelle , vous pouvez omettre le nom et l’adresse du destinataire, et vous pouvez également le signer de manière plus informelle: ' Avec amour ', ou ' Avec mes meilleurs vœux », Plutôt que« Bien à vous », et signez uniquement avec votre prénom, en omettant votre nom et votre titre.



Les formulaires pour signer une lettre varient en fonction de la façon dont vous l'avez adressée. La règle est que si vous y répondez « cher Monsieur », Puis vous signez« Vôtre fidèlement », et si vous vous êtes adressé à la personne par son nom, vous signez« Vôtre sincèrement ».

Et si vous ne connaissez pas le nom de la personne à qui vous écrivez?

Cela peut se produire, par exemple, si vous souhaitez envoyer une lettre ou une plainte à une entreprise et que l'on vous a dit: ' envoyez-le simplement au service client ».



Vos options sont:

  • Commencez la lettre par ' Madame, Monsieur ». Cela ne semble pas très personnel, mais cela correspond à ce que l'on vous a dit de faire.

  • Adressez la lettre au «Chef du service clientèle» à l’adresse de la société, puis utilisez « cher Monsieur ». ' cher Monsieur 'Est techniquement la forme correcte lorsque vous ne connaissez pas le nom de la personne, mais beaucoup de gens préfèrent' cher Monsieur ou Madame ».



  • Google le nom de la personne qui dirige ce service et utilisez son nom. Si vous écrivez à une grande entreprise, ces informations doivent être accessibles au public et il n'y a aucune excuse pour ne pas les trouver et les utiliser. Si l'entreprise cache le nom de la personne responsable du service client, il semble tout à fait raisonnable d'envoyer votre plainte directement au PDG.

Pourquoi est-ce important? Parce que les lettres adressées personnellement sont susceptibles de passer plus rapidement et d'attirer une attention plus personnelle.

La seule exception est si vous écrivez à l'éditeur d'un journal , auquel cas vous écrivez toujours «Cher Monsieur». Le formulaire à utiliser sur l’enveloppe est «L’éditeur», suivi du nom et de l’adresse du journal.



Un mot d'avertissement sur les titres inhabituels


Les titres «Sir» et «Dame» vont avec le prénom. Vous adressez donc des lettres aux chevaliers et aux dames «Cher Sir John / Dame Nellie» et non «Cher Sir Smith / Dame Melba».

Les pairs, cependant, sont adressés par titre et nom de famille: «Cher Lord Jenkins».

En cas de doute, consultez le site Web ou téléphonez au bureau de la personne à qui vous écrivez et demandez comment elle doit être adressée.

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En règle générale, vous devez taper et imprimer des lettres commerciales et écrire à la main des lettres personnelles. Si vous écrivez à la main, utilisez de l'encre bleue ou noire.

Si vous pensez pouvoir envoyer un e-mail au lieu d'une lettre, n'utilisez pas la structure formelle complète. Commencez simplement votre e-mail «Cher Monsieur [Nom]», suivi du texte que vous souhaitez envoyer, puis «Cordialement, [votre nom complet]».


Types de lettre particuliers: cas spéciaux

Invitations formelles

Les invitations de mariage, ou les invitations à des événements très formels comme une Garden Party au palais de Buckingham ou à la Maison Blanche, sont rédigées à la troisième personne:


M. et Mme John Smith

demander le plaisir de la compagnie de

Mme Delilah Green + invité

lors du mariage de leur fille Maria avec M. George Jones

le samedi 25 juillet à midi à Jacoby House, Tunbridge Wells, Kent.

RSVP.


RSVP signifie «Respondez, s’il vous plait», qui signifie «Veuillez répondre». Il est scandaleusement impoli de ne pas le faire, même si vous ne pouvez pas y assister. La bonne façon de répondre est une lettre manuscrite, sous la même forme à la troisième personne:

Mme Delilah Green remercie M. et Mme John Smith pour leur aimable invitation au mariage de leur fille Maria avec M. George Jones le samedi 25 juillet à midi, à Jacoby House, Tunbridge Wells, Kent. Elle sera ravie d'y assister. Mme Green sera accompagnée de M. James White.

Copiez le formulaire de l'invitation, afin que vos hôtes sachent que vous avez bien compris où vous devez être et quand. Si votre invitation indique '+ invité', il est utile à vos hôtes de terminer votre réponse en leur indiquant le nom de votre invité, afin qu'ils puissent l'inclure dans le plan de table s'ils le souhaitent.

Si vous ne pouvez pas y assister, vous devriez dire quelque chose comme:

' Elle regrette de ne pas pouvoir y assister car elle a déjà eu des fiançailles ».

Remercier quelqu'un pour son hospitalité ou pour un cadeau

Peu importe que vous et vos amis «y alliez» pour des remerciements formels. Personne n'a jamais été offensé par une lettre les remerciant de vous avoir accueilli pour le week-end, à un mariage ou pour un cadeau.

Beaucoup de gens sont offensés par l'absence de remerciements officiels et cela peut affecter vos chances de recevoir d'autres invitations. Envoyez-en une, même s'il ne s'agit que d'une carte. Et n’envoyez pas d’e-mails ou de SMS, ce n’est pas la même chose et votre hôte pourrait être offensé.

Jamais tapez une lettre de remerciement personnelle. Il doit être écrit à la main, même si votre écriture est épouvantable. Par convention, les remerciements pour l'hospitalité étaient toujours adressés à l'hôtesse. Cependant, de nos jours, l'hôte a probablement joué un rôle aussi important dans l'organisation, de sorte que de nombreuses personnes préfèrent écrire aux deux.

La forme de la lettre est:



Votre adresse

La date d'aujourd'hui
Cher [Nom],

Merci beaucoup de nous avoir accueillis le week-end dernier / de nous avoir invités au mariage de Jemima / de votre généreux cadeau.

Incluez une phrase personnelle ou deux expliquant à quel point l'occasion ou le cadeau représentait pour vous. Pour une occasion comme un mariage ou une fête, vous pouvez également exprimer l'espoir que vos hôtes se sont également amusés et qu'ils se sont remis du stress de l'organisation.

Terminez avec une courte phrase dans l'attente de les revoir bientôt, et réitérez vos remerciements.
[Bien à vous / Avec amour]

[Votre nom]


Si vous ne connaissez pas bien les gens , et avoir écrit à «M. et Mme [nom]», comme cela pourrait bien être le cas pour le mariage d'un ami, vous devriez terminer «Bien sincèrement, [votre nom complet]», ou, si vous souhaitez être moins formel, avec quelque chose comme «Avec nos remerciements renouvelés et mes meilleurs voeux, [votre nom]».

Cependant, si vous écrivez à un ami proche, vous pouvez signer comme vous le souhaitez: «Avec beaucoup d’amour» ou «Je vous aime tous», par exemple, suivi de votre prénom uniquement.

Vous n'avez pas besoin de répondre à une lettre de remerciement.

Remercier quelqu'un au travail

Vous pouvez, à l'occasion, avoir besoin de remercier les gens pour quelque chose au travail.

Par exemple, si vous avez organisé une conférence ou un séminaire, vous devriez toujours écrire pour remercier les orateurs d'avoir donné leur temps. Si vous avez passé du temps à observer quelqu'un, ce serait un geste agréable d'écrire pour le remercier de son temps plutôt que d'envoyer simplement un e-mail.

Dans de telles occasions, une lettre dactylographiée est parfaitement acceptable, même si vous devez toujours la signer à la main. Si vous êtes assez subalterne dans l'organisation, il est classique de faire signer la lettre par le responsable principal de la conférence: le directeur, ou le PDG si nécessaire.

Pourquoi envoyez-vous une lettre postale? Cela montre que vous êtes prêt à dépenser du temps et de l'argent pour remercier quelqu'un. Il s'agit donc bien plus d'un geste qu'un e-mail.

La manière dont vous vous adressez à la personne dépend du fait que vous vous êtes adressé à elle de manière formelle ou informelle lorsque vous avez déjà pris contact et lorsque vous l'avez rencontrée le jour même. Si vous les avez adressés par leur prénom, vous devez faire de même.

La forme de ces lettres est:



Adresse professionnelle complète de votre organisation
ou utilisez du papier à en-tête

La date d'aujourd'hui
Date Nom complet de votre contact

Adresse professionnelle complète de votre contact

Cher M. Jones / Alan,

Merci beaucoup d’avoir donné votre temps pour parler lors de notre événement «Développer un bon style de parole» vendredi dernier. Le public a beaucoup apprécié votre session et nous espérons que nous aurons le plaisir de vous revoir bientôt.

Vous pouvez choisir d’insérer ici un commentaire manuscrit, en particulier si la session a été particulièrement bonne, ou si vous connaissez personnellement le destinataire, et également d’écrire «Bien à vous». L'attention personnelle sera appréciée.
Cordialement,


[Signer votre nom]


[Votre nom]


Une lettre de motivation pour une demande d'emploi est un cas particulier qui est traité sur notre page Rédaction d'une lettre de motivation .

qu'est-ce que x pour cent de y

Une règle de pouce pour écrire une lettre

Si vous ne savez pas si vous devez écrire une lettre pour remercier quelqu'un ou pour répondre à une invitation, il y a deux choses à demander:

  1. Dois-je envoyer une sorte de message? Si la réponse est oui, par exemple à une invitation, vous devez alors choisir entre une lettre ou un e-mail.
  2. Le destinataire (non-) sera-t-il offensé si je n’envoie pas de lettre?

N'oubliez pas que personne n'a jamais été offensé par une lettre de remerciement polie. Beaucoup de gens ont coupé tout contact avec d'anciens amis en raison de l'absence de lettre de remerciement après l'hospitalité.

Vous pensez peut-être que c’est stupide, mais ne prenez pas le temps d’envoyer un petit mot!

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